JAWABAN NO : 2
Fenomena kegagalan konversi sistem lama ke system baru dapat disebabkan karena factor-faktor sbb :
1. Dari sisi Konsep Manajemen Perubahan
- Sistem Teknologi Informasinya telah terpasang, tetapi perubahan tidak terjadi karena prosesnya berubah sedikit, organisasinya tidak menyesuaikan sehingga mengkanibalkan Teknologi Informasi atau strateginya tidak terdukung sehingga mengoverrule sistemnya.
- Karena proyek pengalihan Sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
- Tidak terjalin komunikasi yang baik antara vendor atau konsultan TI dengan perusahaan sebagai pengguna TI sehingga TI yang diterapkan di perusahaan itu tidak berguna sama sekali karena tidak mendukung apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
- Karena investasi pada TI sudah dilakukan tetapi investasi pada sumber daya manusianya belum dijalankan sehingga sumber daya manusia yang ada belum siap memanfaatkan produk TI yang dimiliki.
- Karena pengalihan sistem informasinya kerap kali hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap behutuhan bisnis.
- Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
- Karyawan menghadapi masa transisi yang tidak terkontrol yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management), sehingga terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.
2. Dari Pihak Management (End User)
- Kurangnya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan
- Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang senantiasa berubah-ubah
- Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut.
- Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika konversi dilakukan muncul berbagai hambatan.
- Ketidakinginan manajemen dalam merubah paradigma berpikir maupun bekerja
- Inkompetensi teknologi atau kurangnya pengalaman dari vendor maupun sumber daya manusia dari penyedia jasa outsourcing sistem informasi.
- Kurangnya kemampuan memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan (user dan end-user), sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.
- Pemilihan aplikasi yang keliru atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
- Terjadinya kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru yang akan diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak terkait (user dan end-user).
- Kurangnya pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap pihak terkait, sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.
- Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru karena harus dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan yang sebelumnya diterapkan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk menyesuaikan diri.
- Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
Beberapa cara / metode dalam melakukan konversi system lama ke system baru :
A. Direct Cut Over / Immediete Cut Over
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru secara langsung (cold turity) . Apabila konversi telah dilakukan dengan cara ini, maka tidak ada cara lagi untuk kembali ke sistem lama.
Cara konversi ini merupakan cara yang paling berisiko, tetapi memiliki biaya yang murah, dan akan bermanfaat apabila :
■ Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
■ Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
■ Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
■ Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan :
Relatif tidak mahal.
Kelemahan :
Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.
B. Paralell Cut Over
Konversi Paralel adalah suatu pendekatan konversi system, dimana sistem lama dan system baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu tertentu. Jika sistem baru sudah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan dan digantikan dengan system yang baru.
Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus.
Kelebihan :
Memberikan derajad proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.
Kelemahan :
Besarnya biaya sangat mahal untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.
C. Phased In Cut Over
Konversi cara ini dilakukan dengan menggantikan suatu bagian tertentu dari system lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, maka bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Namun jika system berjalan normal, maka modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain, demikian seterusnya, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru.
Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit menggantikan system yang lama. Cara ini menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan.
Kelebihan :
Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas.
Kelemahan :
Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem
D. Pilot Project
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain.
Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Berbeda dengan metode phase-in yang melakukan segmentasi sistem, metode pilot melakukan konversi dengan melakukan segmentasi organisasi.
JAWABAN NO : 3
Urgensi Maintainability Softaware, lebih dari sekedar memperbaiki kesalahan , namun jauh lebih luas lagi mencakup aspek-aspek sbb :
1. Corrective Maintenance
Adalah suatu proses diagnosis dan korektif dari satu atau lebih kesalahan, selama penggunaan software. Kesalahan pada software akan senantiasa ada dan dilaporkan oleh user kepada pihak pengembang.
Sangat tidak beralasan untuk mengasumsikan bahwa ujicoba software akan menemukan seluruh kesalahan laten yang ada didalam software tersebut. Dengan kondisi seperti inilah, maka sangat logis dikatakan bahwa tindakan coreective maintenance sangat diperlukan dalam kegiatan maintainability softaware
2. Adaptive Maintenance
Adalah suatu aktivitas yang memodifikasi software secara cepat dan tepat yang disesuaikan dengan perubahan lingkungan (environment) .
Adaptive Maintenance sangat diperlukan untuk menangani perubahan yang mendadak yang ditemukan dalam setiap aspek perhitungan (computing), mengingat penggunaan aplikasi software dapat mencapai waktu 10 tahun atau lebih, , sedangkan new released software biasanya dilakukan secara regular pada waktu tertentu.
3. Perfective Maintenance
Adalah suatu proses penyempurnaan software ketika paket software tersebut sudah dapat diaplikasikan dan digunakan oleh user.
Penyempurnaan software itu sendiri biasanya direkomendasikan dari para user untuk menciptakan kemampuan baru dan melakukan modifikasi terhadap fungsi yang sudah ada, atau penyempurnaan kebutuhan umum lainnya yang diperoleh ketika software tersebut digunakan oleh user.
4. Preventive Maintenance
Adalah ketika suatu software dimodifikasi untuk meningkatkan kemampuan pemeliharaan, atau keandalan, atau untuk menyediakan basis yang lebih baik dalam peningkatan kehandalan dimasa yang akan datang. Kegiatan Preventive Maintenance biasanya atas inisiatif pengembang dan bukan karena rekomendasi User.
Aktifitas ini sering juga disebut dengan reverse engineering dan ire-engineering
JAWABAN NO : 4
ERP (Enterprise Resource Planning), adalah merupakan salah satu bagian dari sistem informasi yang berperan dalam mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi suatu perusahaan.
Karakter System ERP sering juga disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti, Customer Relationship Management (CRM), e-Government, e-Commerce, dsb.
Posisi ERP dalam Enterprise Application Architecture suatu perusahaan dapat digambarkan sbb :
Beberapa keuntungan yang bisa diambil dari implementasi ERP, antara lain :
1. Integrasi Data Keuangan
Dengan mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
2. Standarisasi Proses Operasi
Dengan menstandarkan proses operasi melalui implementasi ERP yang sudah best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
3. Standarisasi Data dan Informasi
ERP dapat menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
4. Keuntungan yg bisa diukur
- Penurunan inventori
- Penurunan tenaga kerja secara total
- Peningkatan service level
- Peningkatan kontrol keuangan
- Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
- Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
- Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
- Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
- Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan, dan oleh karena itu, ERP harus:
- Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
- Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
- Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.
Sistem ERP yang ada saat ini, kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih yang terdiri dari :
1. Presentation Layer
Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.
2. Application layer
Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.
3. Database layer
Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.
Implementasi Sistem Informasi yang berbasis ERP, lebih difokuskan kepada Internal Business Process yang ada pada perusahaan tersebut (sebagaimana disebutkan pada gambar Enterprise Application Architecture) .
Sistem Informasi yang berbasis ERP biasanya mendukung seluruh kegiatan proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem informasi ini nantinya akan membantu dalam mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
sumarno