OUTSOURCING TEKNOLOGI INFORMASI

Pendahuluan

Perusahaan di masa era informasi adalah masa transformasi yang revolusioner, Kinerja perusahaan tidak hanya dinilai dari sisi financial dan aktiva tetapi membahas segala aspek yang harus menyediakan cost leadership, diffrention, dan focus. Era informasi perusahaan lebih responsif untuk menjawab tantangan pasar, persiapan untuk menghadapi tantangan perusahaan saat ini banyak mulai memutuskan untuk outsourcing untuk memperbaiki kinerja perusahaan terkait dengan proses bisnis yang bukan merupakan core competence atau core business-nya. Diharapkan dengan menyerahkan pengelolaan proses tersebut ke tangan perusahaan lain sebagai mitra bisnis yang memiliki core business di bidang tersebut, terciptalah sebuah proses dengan kinerja optimal

Menurut Anthony diromulado dan vijay Gurbaxani (Strategic intent for IT Outsourcing
,Sloan Management Review, Summer 1998, 3,4 Academic Research Library) menyatakan bahwa tiga pokok utama outsourcing IT untuk memperbaiki IS yaitu meningkatkan kinerja bisnis, menghasilkan pendapatan baru dan yang dapat membantu perusahaan untuk menilai outsourcing. Untuk mencapai tujuan strategis perusahaan dengan pertimbangan mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi sumber daya IT dengan memperbaiki IS yang sesuai dengan bidang bisnis, akan tetapi tujuan eksplorasi komersial tentang aplikasi, operasi, infrastruktur dan mengetahui bagaimana memperkenalkan ke pasar berdasarkan produk dan layanan

Berdasarkan pertimbangan tersebut tercetus tentang insentif klien dan vendor outsourcing untuk sharing resiko dan rewards yang didapat berdasarkan tipe kontrak, hak putusan, pengukuran kinerja. Senior manajer memerlukan pedoman untuk merencanakan transformasi pengelolahan IS berdasarkan proses system standard dengan system core bisnis dengan platform teknologi yang global dan juga memikirkan transfer kepemilikan dan tanggung jawab asset IT dari pelanggan ke vendor outsourcing yang merupakan kritikal untuk sukses.
Dorongan Perusahaan Melakukan ‘IT Outsourcing’
Hampir semua perusahaan menengah ke atas melakukan atau sedang mempertimbangkan melakukan ‘IT Outsourcing’. IT Outsourcing atau melimpahkan urusan TI kepada perusahaan spesialis TI (vendor) ini cenderung meningkat. Ada beberapa faktor yang mendorong perusahaan melakukan ‘IT Outsourcing yaitu:
• Biaya dan Kualitas

Dengan outsourcing jumlah karyawan, data center, dan kegiatan pengembangan TI lebih sedikit dibandingkan dilakukan sendiri oleh perusahaan, sehingga dapat menghemat biaya overhead dan meningkatkan efisiensi. Selain itu perusahaan dapat meningkatkan kualitas karena dapat lebih baik melakukan kontrol terhadap service dan response time, melakukan inovasi, dan meningkatkan kompetensi.

• Turunnya Kinerja TI

Internal TI yang tidak dapat dikembangkan dan tertinggal menyebabkan kinerja TI menurun. Sehingga perusahaan harus segera memperlengkapi kembali struktur TI yang ketinggalan agar tetap kompetitif. Outsourcing menjadi pilihan karena tugas manajemen yang banyak dan cenderung kekurangan waktu, sementara harus mengejar target kinerja yang diinginkan.
• Menyederhanakan Agenda Manajemen

Meningkatnya persaingan menyebabkan perusahaan melakukan efisiensi dengan menekan biaya dan waktu. Bagi perusahaan dengan IT bukan sebagai inti kompetensinya (noncore competence), lebih menyukai outsourcing untuk mengurangi time-consuming dan keruwetan masalah. Perusahaan melimpahkan fungsi ‘noncore’-nya, sehingga dapat memfokuskan energinya untuk melakukan strategi kompetisi.
•Keuangan

Outsourcing memungkinkan mencarikan aset TI yang intangible dan memperkuat balance sheet serta menghindari investasi yang sporadis di masa depan. Modal untuk hardware/software maupun aset intangible TI lainnya lebih dulu ditanggung oleh vendor. Selain itu perusahaan dapat merubah fixed-cost menjadi variable cost. Hal ini penting bagi perusahaan yang mengalami perampingan.
• Budaya Perusahaan

Perusahaan dengan data center internal yang banyak dan terpisah-pisah pada tiap divisi seperti pulau-pulau, akan sulit untuk dikonsolidasikan. Divisi TI internal tidak atau kurang mempunyai pengaruh untuk menarik data menjadi terpusat (centralized) karena budaya yang sudah terbentuk decentralized, yaitu data dikelola oleh masin-masing divisi. Sehingga outsourcing menjadi jalan tengah isu pemusatan data center ini, karena tidak dilakukan langsung oleh divisi manapun.
• Faktor Lain

–        Perusahaan ingin mengurangi resiko, namun tetap ingin mendapatkan pengetahuan atau meningkatkan kompetensi.

–        Semakin banyaknya perusahaan vendor baik kecil maupun besar dengan agresif menawarkan paket produk dan jasa yang menarik.

Pemilihan Vendor Outsourcing

Untuk mendapatkan perusahaan outsourcing (vendor ) yang berkualitas dan kredibel perusahaan pengguna bisa mendapatkannya melalui berbagai macam cara seperti menghubungi asosiasi, mencari pada situs SDM, majalah bisnis dan SDM, referensi dari perusahaan lain, peserta seminar outsourcing, referensi konsultan dan tender. Perusahaan yang telah mendapatkan calon – calon vendor dari berbagai sumber di atas sebaiknya mengadakan tender untuk memilih yang terbaik dilihat dari harga, jenis pelayanan serta kualitas pelayanan.

Dalam memilih vendor harus memperhatikan kompetensi mereka yang meliputi hal – hal sebagai berikut :

1. Harga

Faktor harga memang penting untuk dipertimbangkan namun tidak berarti perusahaan harus memilih vendor yang paling murah sebab belum tentu yang murah tadi mempunyai kualitas yang baik.

2. Jangka waktu pembayaran :

Faktor ini juga penting diperhatikan. Tidak semua vendor harus dibayar di muka. Kalau jumlah karyawan yang dipakai tidak terlalu banyak seharusnya jangka waktu pembayaran bisa fleksibel, tapi kalau jumlah yang disupply cukup banyak memang harus ada pembayaran di muka sebab resikonya sangat besar . Jangka waktu pembayaran ini sangat berpengaruh dalam presentasi management fee yang dibayarkan ke vendor. Perusahaan yang melakukan pembayaran di muka biasanya akan mendapatkan management fee yang lebih kecil.

3. Kapasitas pelayanan :

Kapasitas pelayanan menentukan harga. Semakin tinggi pelayanan yang diminta kepada vendor semakin tinggi pula harganya. Misalnya perusahaan meminta vendor menyediakan tenaga kerja untuk ditempatkan di Irian atau Aceh, maka vendor akan meminta biaya transpor. Atau kalau tidak vendor akan mencari karyawan tersebut dari penduduk setempat.

4. Variasi produk :

Ada vendor yang menyediakan pekerja untuk semua jenis pekerjaan tapi ada juga yang berspesialisasi pada jenis pekerjaan tertentu misalnya call center, collection atau marketing saja.

5. Klien dan Mitranya :

Yang dimaksud dengan Klien adalah perusahaan yang menggunakan jasa vendor tadi, apakah perusahaan yang bonafid atau perusahaan yang tidak dikenal. Kalau klien dari vendor tadi adalah perusahaan yag bonafid kemungkinana vendor tersebut juga bagus. Sedang yang dimaksud dengan Mitra adalah pengelola vendor tersebut apakah mempunyai kompetensi di bidang outsource atau hanya sekedar mempunyai uang banyak tetapi tidak memahami bisnis outsource.

6. Periode Rekrutmen dan Seleksi :

Periode rekrutmen mempengaruhi delivery. Kalau yang dibutuhkan adalah tenaga kerja dengan kualifikasi biasa seperti data entry, lulusan D3, seharusnya bisa di-deliver dengan cepat. Namun kalau untuk tenaga kerja yang mempunyai kualifikasi lebih tinggi seperti kredit analis atau programmer atau manager maka diperlukan waktu yang lebih lama.

7. Metode Perekrutan :

Metode rekrutmen juga mempengaruhi harga. Semakin banyak jenis test yang dilakukan semakin tinggi pula harga yang harus dibayar kepada vendor. Ada jenis pekerjaan dimana karyawan yang kaan bekerja disitu harus melalui berbagai macam test, misalnya media TV. Test yang dilalui oleh calon reporter TV bermacam – macam mulai dari test IQ, pengetahuan umum, test kesehatan, wawancara dengan psikolog. Selain itu ada lagi syarat lainnya seperti IP harus tinggi, wajah harus ganteng dan cantik dan lain – lain. Namun juga ada yang memerlukan test yang sederhana saja terutama untuk low skiled workers.

Masalah Umum Yang Terjadi Dalam Penggunaan Outsourcing

  1. Penentuan partner outsourcing. Hal ini menjadi sangat krusial karena partner outsourcing harus mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan partner outsourcing.
  2. Perusahaan outsourcing harus berbadan hukum. Hal ini bertujuan untuk melindungi hak-hak tenaga outsource, sehingga mereka memiliki kepastian hukum.
  3. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Demi mengurangi biaya produksi, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku. Akibat yang terjadi adalah demonstrasi buruh yang menuntu hak-haknya. Hal ini menjadi salah satu perhatian bagi investor asing untuk mendirikan usaha di Indonesia.
  4. Perusahan outsourcing  memotong gaji tenaga kerja tanpa ada batasan sehingga, yang mereka terima, berkurang lebih banyak.

Keefektifan Outsourcing

Dengan melihat alasan menggunakan outsourcing, faktor-faktor pemilihan perusahaan penyedia jasa outsourcing, serta kepuasan perusahaan terhadap tenaga outsource, sebanyak 68.2% menyatakan bahwa penggunaan tenaga outsource dinilai efektif dan akan terus menggunakan outsourcing dalam kegiatan operasionalnya.

Untuk dapat lebih efektif disarankan adanya:

  1. Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource (Service Level Agreement) akan  kerjasama, perubahan atau permasalahan yang terjadi.
  2. Tenaga outsource telah di training terlebih dahulu agar memiliki kemampuan/ketrampilan.
  3. Memperhatikan hak dan kewajiban baik pengguna outsource maupun tenaga kerja yang ditulis secara detail dan mengingformasikan apa yang menjadi hak-haknya.

Sedangkan yang menyebabkan outsourcing menjadi tidak efektif adalah karena kurangnya knowledge, skill dan attitude (K.S.A) dari tenaga outsource.

Bidang Outsourcing Sistem Informasi

Sebenarnya outsourcing SI dapat meliputi semua layanan SI yang dibutuhkan perusahaan. Price Waterhouse mencantumkan list pekerjaan yang dapat dioutsourcingkan antara lain:

  • Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
  • Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and mplementation)
  • Data centre operations
  • End-user support
  • Help desk
  • Dukungan teknis (Technical support)
  • Perancangan dan design jaringan
  • Network operations
  • Systems analysis and design
  • Business analysis
  • Systems and technical strategy

Daftar Pustaka :

http://onvalue.wordpress.com/2007/10/10/perana-outsourcing-teknologi-informasi-dalam-meningkatkan-keunggulan-kompetitif/

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1597

http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/comment-page-1/#comment-51

http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1562

http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1659

http://advice.cio.com/comment/reply/10647

http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/

http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-1

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

http://ezinearticles.com/?Outsourcing-In-A-Nutshell&id=1167849

http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

http://theoutsourcingblog.com/

http://www.theoutsourceblog.com/2010/07/it-outsourcingukrainian-breakthrough/

http://hellomycaptain.blogspot.com/2009/10/outsourcing-strategy-as-second-set-of.html

http://epam-systems.blogspot.com/

http://www.chinalawblog.com/2007/06/chinas_next_top_ten_cities_for.html

http://offshore-it-outsourcing.blogspot.com/

http://www.insigmaus.com/2010/04/27/insigma-ranked-top-50-world%E2%80%99s-best-outsourcing-service-providers/#comments

http://www.remi-vespa.com/?p=164

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.